Poniżej znajdziecie Państwo wykaz dokumentów niezbędnych do sporządzenia aktu notarialnego.
Jest to wstępna lista, albowiem w zależności od stanu faktycznego notariusz może wymagać jeszcze innych dokumentów. W razie wątpliwości – prosimy o kontakt.
Dokumenty wymagane do sporządzenia czynności zasadniczo powinny być dostarczone do kancelarii co najmniej na jeden dzień roboczy przed ustalonym terminem dokonania czynności. Wyjątkiem od tej reguły są mniej skomplikowane czynności – na przykład testament lub pełnomocnictwo.
Istnieje możliwość przesłania skanów dokumentów na adres e-mail kancelarii: adam.rusek@rusek.pl
Przy czynności notarialnej notariusz stwierdza tożsamość osób biorących udział w czynności na podstawie dokumentów przewidzianych prawem: dowodu osobistego, paszportu, karty pobytu lub innych (w szczególnych przypadkach). Posiadanie przy sobie ważnego dokumentu potwierdzającego tożsamość jest warunkiem koniecznym do przystąpienia do aktu notarialnego.
Jeśli do aktu przystępuje pełnomocnik – winien mieć przy sobie oryginał pełnomocnictwa.
numer księgi wieczystej / odpis z księgi wieczystej
podstawa nabycia – czyli jeden z wymienionych dokumentów:
wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny etc.,
prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
akt poświadczenia dziedziczenia,
zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy :
nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia,
nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,
dane osobowe stron czynności – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz jego data ważności, miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania; w przypadku firm – nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
wartość rynkowa przedmiotu darowizny,
warunki i data wydania przedmiotu umowy,
jeżeli działka ma być wydzielona do nowej księgi wieczystej – wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem (dla celów wieczystoksięgowych),
zaświadczenie, że nieruchomość nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją starosty określającą zadania z zakresu gospodarki leśnej (wydaje starostwo) – uwaga: tylko w sytuacji gdy obdarowanym nie jest małżonek darczyńcy, krewni lub powinowaci w linii prostej bez ograniczenia stopnia, krewni lub powinowaci w linii bocznej do trzeciego stopnia lub osoba związana ze zbywcą z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli, jednostka samorządu terytorialnego,
ostateczna decyzja zatwierdzająca podział/scalenie nieruchomości, wykaz zmian danych ewidencyjnych oraz wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej (dla celów wieczystoksięgowych) – jeżeli przedmiotem umowy jest nieruchomość (lub jej część), która uległa podziałowi/scaleniu geodezyjnemu (scaleniu), a podział ten nie został ujawniony w księdze wieczystej,
numer księgi wieczystej / odpis z księgi wieczystej,
podstawa nabycia – czyli jeden z wymienionych dokumentów:
wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny,
prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
akt poświadczenia dziedziczenia,
zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy:
nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia,
nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,
dane osobowe stron czynności – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz jego data ważności, miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania; w przypadku firm – nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
cena sprzedaży i warunki/terminy płatności,
warunki i data wydania przedmiotu umowy,
zaświadczenie, że nieruchomość nie jest objęta uchwałą Rady Gminy o ustanowieniu obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji (wydaje gmina),
zaświadczenie, z którego wynika, że w lokalu nikt nie jest zameldowany oraz zaświadczenie o braku zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,
oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa – w przypadku gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego.
numer księgi wieczystej / odpis z księgi wieczystej,
podstawa nabycia – czyli jeden z wymienionych dokumentów:
wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny,
prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
akt poświadczenia dziedziczenia,
zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy:
nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia,
nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,
dane osobowe stron czynności – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz jego data ważności, miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania; w przypadku firm – nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
wartość rynkowa przedmiotu darowizny,
warunki i data wydania przedmiotu umowy,
oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa – w przypadku gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego.
zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu,
numer księgi wieczystej / odpis z księgi wieczystej (jeśli została założona),
podstawa nabycia – czyli jeden z wymienionych dokumentów:
wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny,
prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
akt poświadczenia dziedziczenia,
zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy :
nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia,
nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,
dane osobowe stron czynności – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz jego data ważności, miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania; w przypadku firm – nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
cena sprzedaży / wartość rynkowa przedmiotu darowizny,
warunki i data wydania przedmiotu umowy,
opcjonalnie: zaświadczenie, z którego wynika, że w lokalu nikt nie jest zameldowany oraz zaświadczenie o braku zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,
oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa – w przypadku gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego.
odpis aktu małżeństwa,
dane osobowe stron czynności – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania,
jeżeli przedmiotem umowy ma być konkretna nieruchomość – numer księgi wieczystej lub odpis z księgi wieczystej.
odpis aktu zgonu spadkodawcy,
PESEL spadkodawcy,
testament spadkodawcy (jeśli został sporządzony),
akty stanu cywilnego spadkobierców: skrócone odpisy z aktów urodzenia lub skrócone odpisy z aktów małżeństwa (akt małżeństwa w przypadku małżonka spadkodawcy oraz dzieci, które zmieniły nazwisko po wstąpieniu w związek małżeński),
numer księgi wieczystej / odpis z księgi wieczystej nieruchomości, która wchodzi w skład spadku,
dane osobowe biorących udział w czynności – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania.
dane osobowe udzielającego pełnomocnictwa – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania,
dane osobowe pełnomocnika – imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL,
dane nieruchomości – najlepiej numer księgi wieczystej lub odpis z księgi wieczystej.
dane osobowe sporządzającego testament – to jest imię, nazwisko, imiona rodziców, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania,
dane osób powoływanych do spadku – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, PESEL,
w przypadku zapisu zwykłego lub windykacyjnego – dane przedmiotu zapisu (w przypadku nieruchomości – numer księgi wieczystej lub odpis z księgi wieczystej).
odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
informacja o pozostałych spadkobiercach ustawowych i testamentowych: imiona, nazwiska, adres zamieszkania,
informacje o osobach, które już przyjęły / odrzuciły spadek.
dane wspólników – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania,
informacje dotyczące postanowień umowy spółki: firma, siedziba, kapitał zakładowy, ilość oraz wartość udziałów wraz ze sposobem ich objęcia (pokrycia), przedmiot działalności spółki, skład organów spółki
