Wymagane dokumenty

Wymagane dokumenty

Poniżej znajdziecie Państwo wykaz dokumentów niezbędnych do sporządzenia aktu notarialnego.

Jest to wstępna lista, albowiem w zależności od stanu faktycznego notariusz może wymagać jeszcze innych dokumentów. W razie wątpliwości – prosimy o kontakt.

Dokumenty wymagane do sporządzenia czynności zasadniczo powinny być dostarczone do kancelarii co najmniej na jeden dzień roboczy przed ustalonym terminem dokonania czynności. Wyjątkiem od tej reguły są mniej skomplikowane czynności – na przykład testament lub pełnomocnictwo.

Istnieje możliwość przesłania skanów dokumentów na adres e-mail kancelarii: adam.rusek@rusek.pl

Przy czynności notarialnej notariusz stwierdza tożsamość osób biorących udział w czynności na podstawie dokumentów przewidzianych prawem: dowodu osobistego, paszportu, karty pobytu lub innych (w szczególnych przypadkach). Posiadanie przy sobie ważnego dokumentu potwierdzającego tożsamość jest warunkiem koniecznym do przystąpienia do aktu notarialnego.

Jeśli do aktu przystępuje pełnomocnik – winien mieć przy sobie oryginał pełnomocnictwa.

  • numer księgi wieczystej / odpis z księgi wieczystej
  • podstawa nabycia – czyli jeden z wymienionych dokumentów: 
    • wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny etc.,
    • prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
    • akt poświadczenia dziedziczenia,
  • zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy :
    • nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia, 
    • nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,
  • dane osobowe stron czynności – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu i data ważności, miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania; w przypadku firm – nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
  • cena sprzedaży i warunki/terminy płatności,
  • warunki i data wydania przedmiotu umowy,
  • jeżeli działka ma być wydzielona do nowej księgi wieczystej – wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem (dla celów wieczystoksięgowych),
  • jeżeli działka nie ma być wydzielana do nowej księgi wieczystej – wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem (dla celów informacyjnych),
  • zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego (wydaje gmina),
  • zaświadczenie, że nieruchomość nie jest objęta uchwałą Rady Gminy o ustanowieniu obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji (wydaje gmina),
  • zaświadczenie, że nieruchomość nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją starosty określającą zadania z zakresu gospodarki leśnej (wydaje starostwo),
  • ostateczna decyzja zatwierdzająca podział/scalenie nieruchomości, wykaz zmian danych ewidencyjnych oraz wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej (dla celów wieczystoksięgowych) – jeżeli przedmiotem umowy jest nieruchomość (lub jej część), która uległa podziałowi/scaleniu geodezyjnemu (scaleniu), a podział ten nie został ujawniony w księdze wieczystej,
  • oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa – w przypadku gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego.
  • numer księgi wieczystej / odpis z księgi wieczystej

  • podstawa nabycia – czyli jeden z wymienionych dokumentów: 

    • wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny etc.,

    • prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,

    • akt poświadczenia dziedziczenia,

  • zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy :

    • nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia, 

    • nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,

  • dane osobowe stron czynności – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz jego data ważności, miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania; w przypadku firm – nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,

  • wartość rynkowa przedmiotu darowizny,

  • warunki i data wydania przedmiotu umowy,

  • jeżeli działka ma być wydzielona do nowej księgi wieczystej – wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem (dla celów wieczystoksięgowych),

  • zaświadczenie, że nieruchomość nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją starosty określającą zadania z zakresu gospodarki leśnej (wydaje starostwo) – uwaga: tylko w sytuacji gdy obdarowanym nie jest małżonek darczyńcy, krewni lub powinowaci w linii prostej bez ograniczenia stopnia, krewni lub powinowaci w linii bocznej do trzeciego stopnia lub osoba związana ze zbywcą z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli, jednostka samorządu terytorialnego,

  • ostateczna decyzja zatwierdzająca podział/scalenie nieruchomości, wykaz zmian danych ewidencyjnych oraz wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej (dla celów wieczystoksięgowych) – jeżeli przedmiotem umowy jest nieruchomość (lub jej część), która uległa podziałowi/scaleniu geodezyjnemu (scaleniu), a podział ten nie został ujawniony w księdze wieczystej,

  • numer księgi wieczystej / odpis z księgi wieczystej,

  • podstawa nabycia – czyli jeden z wymienionych dokumentów: 

    • wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny,

    • prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,

    • akt poświadczenia dziedziczenia,

  • zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy:

    • nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia, 

    • nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,

  • dane osobowe stron czynności – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz jego data ważności, miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania; w przypadku firm – nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,

  • cena sprzedaży i warunki/terminy płatności,

  • warunki i data wydania przedmiotu umowy,

  • zaświadczenie, że nieruchomość nie jest objęta uchwałą Rady Gminy o ustanowieniu obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji (wydaje gmina),

  • zaświadczenie, z którego wynika, że w lokalu nikt nie jest zameldowany oraz zaświadczenie o braku zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,

  • oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa – w przypadku gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego.

  • numer księgi wieczystej / odpis z księgi wieczystej,

  • podstawa nabycia – czyli jeden z wymienionych dokumentów: 

    • wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny,

    • prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,

    • akt poświadczenia dziedziczenia,

  • zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy:

    • nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia, 

    • nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,

  • dane osobowe stron czynności – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz jego data ważności, miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania; w przypadku firm – nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,

  • wartość rynkowa przedmiotu darowizny,

  • warunki i data wydania przedmiotu umowy,

  • oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa – w przypadku gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego.

  • zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu,

  • numer księgi wieczystej / odpis z księgi wieczystej (jeśli została założona),

  • podstawa nabycia – czyli jeden z wymienionych dokumentów: 

    • wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny,

    • prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,

    • akt poświadczenia dziedziczenia,

  • zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy :

    • nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia, 

    • nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,

  • dane osobowe stron czynności – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu oraz jego data ważności, miejsce urodzenia, PESEL, adres zamieszkania; w przypadku firm – nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,

  • cena sprzedaży / wartość rynkowa przedmiotu darowizny,

  • warunki i data wydania przedmiotu umowy,

  • opcjonalnie: zaświadczenie, z którego wynika, że w lokalu nikt nie jest zameldowany oraz zaświadczenie o braku zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,

  • oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa – w przypadku gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego.

  • odpis aktu małżeństwa,

  • dane osobowe stron czynności – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania,

  • jeżeli przedmiotem umowy ma być konkretna nieruchomość – numer księgi wieczystej lub odpis z księgi wieczystej.

  • odpis aktu zgonu spadkodawcy,

  • PESEL spadkodawcy, 

  • testament spadkodawcy (jeśli został sporządzony),

  • akty stanu cywilnego spadkobierców: skrócone odpisy z aktów urodzenia lub skrócone odpisy z aktów małżeństwa (akt małżeństwa w przypadku małżonka spadkodawcy oraz dzieci, które zmieniły nazwisko po wstąpieniu w związek małżeński),

  • numer księgi wieczystej / odpis z księgi wieczystej nieruchomości, która wchodzi w skład spadku,

  • dane osobowe biorących udział w czynności – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania.

  • dane osobowe udzielającego pełnomocnictwa – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania,

  • dane osobowe pełnomocnika – imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL,

  • dane nieruchomości – najlepiej numer księgi wieczystej lub odpis z księgi wieczystej.

  • dane osobowe sporządzającego testament – to jest imię, nazwisko, imiona rodziców, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania,

  • dane osób powoływanych do spadku – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, PESEL,

  • w przypadku zapisu zwykłego lub windykacyjnego – dane przedmiotu zapisu (w przypadku nieruchomości – numer księgi wieczystej lub odpis z księgi wieczystej).

  • odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,

  • informacja o pozostałych spadkobiercach ustawowych i testamentowych: imiona, nazwiska, adres zamieszkania,

  • informacje o osobach, które już przyjęły / odrzuciły spadek.

  • dane wspólników – to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania,

  • informacje dotyczące postanowień umowy spółki: firma, siedziba, kapitał zakładowy, ilość oraz wartość udziałów wraz ze sposobem ich objęcia (pokrycia), przedmiot działalności spółki, skład organów spółki